Neben Rechtschreibung ist der Stil entscheidend. Auch wenn häufig standardisierte Absagen auf Bewerbungen versendet werden, sind hierbei besondere Aspekte zu berücksichtigen.
Das im Jahr 2016 in Kraft getretene Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist auch beim Verfassen von Absagen zu berücksichtigen. Verstöße hiergegen wären unter anderem Formulierungen wie „Wir stellen grundsätzlich nur männliche Bewerber ein“, insbesondere dann, wenn sich die Ausschreibung sowohl an Männer als auch an Frauen gerichtet hat.
Die Höflichkeit wahren
Auch wenn ein Unternehmen von der einen oder anderen Bewerbung aus etwaigen Gründen alles andere als angetan ist – sei es, weil die Unterlagen unsauber und lieblos zusammengestellt wirken oder weil die geforderte Qualifikation noch nicht einmal in Ansätzen vorhanden ist – sollte die Höflichkeit gewahrt bleiben. Bestimmte Formulierungen können sogar einen Imageschaden für das Unternehmen nach sich ziehen. Beispiele hierfür sind:
- Sowas wie Sie können wir hier nicht brauchen.
- Wir haben unsere Entscheidung über die Besetzung der Stelle getroffen. Leider nicht für Sie!
- Sie entsprechen nicht unseren Vorstellungen.
Auch übertrieben vornehme Absagen (oder solche, die zumindest so wirken sollen) können sogar Heiterkeit, gepaart mit Kopfschütteln, auslösen. Ein gutes Beispiel hierfür ist eine Absage wie diese:
„Vielen Dank für Ihre Bewerbung vom 20. April. Derzeit möchten wir jedoch von Ihrem freundlichen Anerbieten keinen Gebrauch machen.“
Doppelt gemoppelt hält besser?
Peinlich wird es, wenn ein Bewerber zunächst eine Absage von einem Personalverantwortlichen erhält, die sachlich und höflich formuliert ist, und wenn zwei Tage später noch eine Absage auf ein und dieselbe Bewerbung von der Sekretärin folgt, die eventuell nicht ganz den Ansprüchen an Höflichkeit und Sachlichkeit genügt. In solchen Fällen wird sich der Bewerber unter Umständen fragen, ob bei diesem Unternehmen die linke Hand überhaupt weiß, was die rechte tut. Die Enttäuschung darüber, diese Stelle nicht bekommen zu haben, wird sich bei dem Bewerber vermutlich eher in Grenzen halten.
Die Absage nimmt keinen Bezug auf die Bewerbung
Selbstverständlich bleiben einige Textpassagen bei einem Absageschreiben unverändert. Gleichzeitig sollte die Absage aber nicht so allgemein gehalten werden, dass die offensichtlich sehr oberflächliche Lektüre der Bewerbung erkennbar wird.
Beispielsweise wird ein Online-Autor in Festanstellung gesucht. Die einzigen genannten Voraussetzungen sind: abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium (egal, welche Fachrichtung), gute Allgemeinbildung, mindestens ein Jahr Erfahrung als Online-Autor/-Redakteur, sehr gute Rechtschreibung.
Wenn die Bewerbung all diesen Kriterien entsprach, das heißt, der Bewerber ist Diplom-Sozialwissenschaftler, hat gute und fehlerfreie Bewerbungsunterlagen eingereicht und kann zudem eine über einjährige Tätigkeit als Online-Redakteur nachweisen, und dann in der Absage steht „Wir nehmen nur Bewerber, deren Profil genau zu unserer Ausschreibung passt“, wird eher deutlich, dass sich das Unternehmen entweder nicht näher mit den Unterlagen auseinandergesetzt hat oder dass dies nur als Deckmäntelchen für andere Gründe der Ablehnung dienen soll (Neid über die Qualifikation des Bewerbers, Aussehen auf dem Foto, es stand ohnehin bereits fest, wer die Stelle bekommen soll etc.).
Wieso Imageschaden durch standardisierte oder unsachliche Absagen?
Arbeitgeber rufen oft frühere Arbeitgeber eines Bewerbers an oder recherchieren im Internet nach möglicherweise kompromittierenden Inhalten, um sich ein noch detaillierteres Bild über den Kandidaten machen zu können, was das zu erwartende Arbeits- und Sozialverhalten betrifft. Umgekehrt können aber auch Bewerber über Arbeitgeber – sowohl einzelne Personen wie Geschäftsführer und Vorstände als auch die Firma im Ganzen – recherchieren. Unter Kununu.de können sogar Wertungen über Arbeitgeber abgegeben werden, die für jedermann nachlesbar sind. Bei manchen Unternehmen kristallisiert sich anhand der Bewertungen recht schnell heraus, dass es um einige Dinge nicht zum Besten bestellt ist, egal, ob Arbeitsklima, Unternehmenskultur oder das Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Entlohnung.
Auch die so genannte Mund-zu-Mund-Propaganda ist nicht zu unterschätzen. Oft werden Bewerbungen im Freundes- und Bekanntenkreis besprochen, so dass sich insbesondere schlechte Nachrichten und Rückmeldungen über bestimmte Unternehmen per Schneeballeffekt weiter verbreiten.