Wie funktioniert Projektmanagement

Projektmanagement – Organisation, Steuerung, Planung und Führung. Der Berufszweig des Projektmanagements ist eine vielseitige Tätigkeit, die hohe Anforderungen an methodischen, sozialen und fachlichen Kompetenzen stellt. Komplexe Aufgaben in unterschiedlich großen Unternehmen werden heutzutage mit Hilfe eines Projektmanagers gelöst. Effektive und effiziente Vorgehensweisen spielen dabei eine wichtige Rolle. Die Methode des Projektmanagements umfasst eine Reihe von diversen aufeinander abgestimmten Vorgehens- und Verhaltensweisen. Das beginnt mit prozessorientierten Aufgaben und endet im verhaltenspsychologischen Bereich. Die Zusammenführung und Analyse all dieser Bereiche führt zum geschäftlichen Erfolg.

Begriffsdefinition

Gutes Projektmanagement umfasst das Gleichgewicht der Faktoren Qualität, Kosten und Zeit. Die Abstimmung eines spezifischen Projekts in Abhängigkeit von materiellen Kosten einschließlich Personal mit bestimmtem Zeitaufwand oder einem Zeitrahmen. Im Mittelpunkt eines jeden Projekts steht die Zielsetzung, die zu einem klar definierten und erfolgreichen Ergebnis führen soll. Bei der Umsetzung werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, dazu gehören vom Auftraggeber gesetzte Richtlinien, fachliche Methoden und verhaltensorientierte Aspekte. Verfahren, Methoden, Planung, Steuerung, Überwachung, Organisation, Ablauf, Motivation, Führung, Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktmanagement spielen dabei eine wichtige Rolle.

Phasen des Projektmanagements

Wenn ein Vorhaben als Projekt definiert wurde, der Wunsch des Kunden und das Ziel bekannt sind, wird das Projekt in verschiedene Phasen unterteilt. Zur erfolgreichen Umsetzung sind Zwischenziele von Vorteil.

Definition: Nach der Akquisition werden Anforderungen analysiert, Projektziele definiert und eine grobe Planung mit Terminen, Kosten, Risiken und Ressourcen erstellt.

Planung: eine detaillierte Aufstellung der Grobplanung mit Zeit, Kosten und Ressourcen. Ein Ablauf und Strukturplan werden festgelegt.

Realisierung: Das Projekt wird umgesetzt, gesteuert und überwacht (Controlling).

Abschluss: Präsentation und Übergabe des Ergebnisses an den Auftraggeber mit Beurteilung.

Grundfragen zur Projektplanung

  • Was ist das Ziel?
  • Gibt es vorgegebene Richtlinien?
  • Stimmt Kundenauftrag mit Angebot überein?
  • Muss ein Zeitrahmen eingehalten werden?
  • Gibt es eine Terminplanung?
  • Welche Risiken gibt es?
  • Ist die Kostendecke geklärt?
  • Gibt es eine Kalkulation?
  • Welche Ressourcen werden zusätzlich benötigt, etwa Räumlichkeiten, Personal?
  • Sind alle Beteiligten informiert?
  • Wie sind die Kompetenzen verteilt?
  • Welchen Aufgaben- und Verantwortungsbereich hat der Projektleiter?
  • Wie sind die Rahmenbedingungen?
  • Wer sind die Ansprechpartner?
  • Gibt es eine Prioritätenliste?
  • Welche Aufgaben können parallel bearbeitet werden und welche stehen in Abhängigkeit?

Risikomanagement

Das bedeutet das Auftreten von unerwarteten oder negativen Ereignissen, aber auch das Abweichen der geplanten Projektentwicklung. Je größer und komplexer ein Projekt gestaltet ist, umso risikobehafteter ist es. Umso wichtiger ist es, das Risiko frühzeitig abschätzen und Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Dazu helfen einige Fragestellungen weiter:

  • Wie hoch ist die Risikowahrscheinlichkeit?
  • Welche Auswirkungen hätte das?
  • Welcher Schaden könnte entstehen?
  • Welche Kosten könnten zusätzlich entstehen?
  • Welche Ursachen könnten ein Risiko hervorrufen?
  • Wie könnte ein entstandener Schaden begrenzt oder vermindert werden?

Projektabschluss

Zum Ende eines Projekts sollte noch einmal eine Soll/Ist-Situation erfasst werden, inwieweit das geplante Projekt mit der Umsetzung übereinstimmte, welche Schwierigkeiten auftraten und welche Geschehnisse besonders gut verlaufen sind, um das Projekt abzuschließen.

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