Unternehmer sollten im Bereich der Dienstwagenregelung äußerst vorsichtig sein und Ihre Firma vor hohen Steuernachzahlungen durch Missbrauch schützen.
Wenn einem Mitarbeiter ein Dienstwagen auch zur privaten Mitbenutzung überlassen wird, muss dies steuerlich klar geregelt werden. Es gibt zahlreiche Grundsatzurteile des Bundesfinanzhofs zu diesem prekären Thema. Dennoch werden jedes Jahr immer wieder neue Gerichtsentscheidungen zur Dienstwagenregelung getroffen. Das ist sicherlich unter anderem darauf zurückzuführen, dass Mitarbeiter vielerorts mit einem Dienstwagen als interessante Gehaltsaufbesserung geködert werden.
Geldwerter Vorteil
Schwierig wird es insbesondere, wenn Mitarbeiter wissentlich umgehen wollen, dass der geldwerte Vorteil der privaten Mitbenutzung des Firmenwagens mit einem Prozent des Listenpreises bezogen auf einen Neuwagen versteuert wird. Es liegt auf der Hand, dass der steuerpflichtige Mitarbeiter desto mehr vom Finanzamt zur Kasse gebeten wird, je hochwertiger der Dienstwagen ist. Ein beliebtes Schlupfloch, worauf sich Unternehmen und Mitarbeiter gerne versuchen zurückzuziehen, ist eine vertragliche Vereinbarung, die besagt, dass es angeblich keine private Nutzung des Dienstwagens gibt bzw. in der diese sogar ausdrücklich seitens des Unternehmens verboten wird. Dadurch soll erreicht werden , dass die Privatfahrten im Rahmen der Dienstwagennutzung nicht nach der 1-%-Methodegebucht und erfasst werden müssen.
Fatale Betriebsprüfung
Solche Deals sind mit dem Finanzamt allerdings in der Praxis nicht machbar. Die Prüfer der Finanzbehörden zweifeln den Wahrheitsgehalt einer solchen vertraglichen Vereinbarung massiv an. Es ist für die Finanzverwaltung völlig unglaubwürdig, dass der Firmenwagen nach Dienstschluss zu Hause abgestellt wird und dann ausschließlich nur noch der private Zweitwagen genutzt wird. Für viele Unternehmen sind die Folgen fatal, wenn die nächste Betriebsprüfung ins Haus steht. In den allermeisten Fällen werden Verträge, die die Privatnutzung von Dienstwagen verbieten, schlicht und einfach nicht anerkannt. Das bedeutet dann für den Unternehmer, dass empfindliche Lohnsteuernachzahlungen in exorbitanter Höhe gefordert werden. Die Finanzbehörden machen also den Arbeitgeber für das Fehlverhalten der entsprechenden Mitarbeiter verantwortlich. Das passiert mit ausdrücklicher Unterstützung durch die Finanzgerichte.
Einschlägige Urteile
Entscheidungen wie die des Finanzgerichts München lassen dies offenkundig werden. Die Richter der bayerischen Landeshauptstadt haben entschieden, dass es sich bei der vorliegenden Vertragsregelung um irreguläre Vereinbarungen handelt, die alleine dazu dienen, die Besteuerung des geldwerten Vorteils zu umgehen. Es wird im Urteil davon ausgegangen, dass der Dienstwagen weiterhin auch privat gefahren wurde. Dem Urteil zugrunde gelegt wurde dabei die „allgemeine Lebenserfahrung“ (siehe FG München, Urteil vom 10. 7. 2006, Az. 10 K 4748/03).
Alternative Fahrtenbuch
Um steuerlich nicht in Teufels Küche zu kommen und das Risiko hoher Nachzahlungen zu minimieren, sollten Unternehmer einerseits die Einhaltung der Vereinbarung kontrollieren, wenn sie sich denn darauf einlassen. Mit den Mitarbeitern, die einen Dienstwagen fahren, sollte beispielsweise vereinbart werden, dass der Firmenwagen außerhalb von Geschäftsreisen auf dem Betriebsgelände abgestellt werden muss. Die Kontrollen darüber sollten klar dokumentiert werden. In der Praxis dürfte dieser Aufwand allerdings kaum lohnend und realisierbar sein. Andererseits gibt es für Unternehmen die Möglichkeit, obligatorisch Fahrtenbücher ausfüllen zu lassen. Voraussetzung ist an dieser Stelle, dass das Fahrtenbuch exakt, zeitnah und lückenlos geführt wird. Eine gute Alternative ist dabei ein elektronisches Fahrtenbuch. Fakt ist jedoch, dass die sogenannte 1-%-Regelung von den Unternehmen favorisiert werden sollte, die nicht mit den Finanzbehörden in den Clinch gehen möchten.