Kommunikation in virtuellen Teams

Kommunikation ist kein Ärgernis, sondern der Antrieb für eine gemeinsame Basis. Und auch, wenn man sich nicht sieht: Virtuelle Teamarbeit erfordert Vertrauen zueinander.

Moderne Kommunikationstechnologien werden in der Arbeitswelt mehr und mehr genutzt. Das Internet als Arbeits- und Kommunikationsmedium ist kaum noch wegzudenken. Mit seiner Hilfe kann man im ständigen Austausch bleiben, sich gegenseitig informieren oder gemeinsame Entscheidungen treffen – und das über weite Entfernungen. Teams, in denen jedes Mitglied in einer anderen Stadt oder gar in einem anderen Land lebt und arbeitet, sind längst keine Seltenheit mehr. Sie bilden Arbeitsgruppen, die nicht mehr face-to-face arbeiten, sondern via Kommunikationsmedien. Das ist durchaus nicht neu – Telefon und Telefax werden schon seit geraumer Zeit eingesetzt, um räumliche Abstände zu überbrücken. Auch die Möglichkeit E-Mails zu verschicken wird immer mehr zur Normalität. Virtuellen Teams stehen noch weitere Möglichkeiten offen: Sie können sich per Live-Konferenzen verständigen, sich in Chats und Foren austauschen – oder sich einer spezieller Groupware bedienen.

Die Vorteile virtueller Teams liegen in einer enormen Zeit- und Kostenersparnis. Auch kann das Team frei zusammengestellt werden, ohne Rücksicht auf Entfernungen. Auf diese Weise können kompetente Fachleute aus aller Herren Länder einen nicht unerheblichen Synergieeffekt erreichen.

Doch wo Vorteile sind, existieren auch Nachteile. Und die können ausgerechnet durch das entstehen, was virtuelle Teams ermöglicht: durch Kommunikationsmedien. Denn die ermöglichen hauptsächlich eine mehr sachliche, manchmal aber auch eine konfuse Informationsweitergabe.

Und das Zwischenmenschliche?

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil von Teamarbeit. Doch Kommunikation besteht bekanntlich nicht allein aus sachlichen Informationen. Auch persönliche Gespräche sind wichtig – sie fördern den Zusammenhalt und eine gute Zusammenarbeit. Ein wirkliches Kennenlernen nur über Kommunikationsmedien ist quasi unmöglich. Was im täglichen Miteinander face-to-face selbstverständlich ist, fällt weg: der informelle Austausch. Sogenannte Tür-und-Angelgespräche, ein zufälliges Treffen in der Kantine oder eine private Verabredung finden schlichtweg nicht statt.

Nun ist ein persönlicher Kontakt nicht immer nur von Vorteil. Gerade hier kann es zu Missverständnissen, Verwicklungen, Benachteiligungen, Hierarchien oder Grüppchenbildungen kommen, die sich natürlich nicht positiv auf den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit des Teams auswirken. So manchem mag daher der unpersönliche, auf reinen Sachinformationen beruhende Kontakt sicherer und effektiver erscheinen. Andererseits: ein Lächeln, ein Auf-die-Schulter-Klopfen, eine energiegeladene Ausstrahlung bewirken manchmal Wunder – genauso wie ein privates Schwätzchen zwischendurch oder ein Abchecken von Stimmungen. Außerdem können Missverständnisse vor Ort viel schneller ausgeräumt werden, Auseinandersetzungen viel direkter stattfinden, gegenseitige Achtung, Respekt und Vertrauen kontinuierlich aufgebaut werden. Ein damit verbundener Zusammenhalt kann dann viel eher entstehen – und der ist eine wesentliche Grundlage für Teamarbeit.

Ohne Vertrauen zueinander kann es jedoch zu weiteren Problemen kommen. Ein fehlendes Wir-Gefühl kann dazu führen, dass die gemeinsame Arbeit nur schleppend anläuft, die Informationsweitergabe nur unzureichend ist oder Verbindlichkeiten nicht eingehalten werden.

Vertrauen ist gut – Kontrolle besser?

Fehlende nonverbale Informationen und mangelnde persönliche Kontakte fördern also eher das Misstrauen untereinander. Allerdings ist Misstrauen denkbar ungeeignet, wenn man aufeinander angewiesen ist. Der Kommunikationsfluss wird in diesem Fall ausgesprochen zähflüssig sein. Eine gleichberechtigte Auseinandersetzung ist sicherlich notwendig, um einem höher angesiedelten Ziel näher zu kommen. Denn nur wenn alle offen und ehrlich miteinander umgehen, ohne Arg und Zweifel bereit sind, ihre Meinung kundzutun, ihr spezielles Wissen oder kreative Ideen weiterzugeben, ohne die Sorge zu haben, ausgebootet zu werden, ist die Lösung eines Problems, ist Projektarbeit effektiv.

Wenn jeder nur darauf bedacht ist, nicht allzu viel zu verraten und lieber mit wesentlichen Informationen hinterm Berg zu halten, gerät leicht das – eigentlich gemeinsame – Ziel aus den Augen. Auch die Motivation bleibt auf der Strecke, jeder „dümpelt“ vor sich hin. Vertrauen hin oder her: Am Ende bleibt die Kontrolle über das, was man bereit ist, preiszugeben.

Gerade in der Anfangsphase virtueller Teams muss eine Basis geschaffen werden, damit es gar nicht erst so weit kommen kann.

Zwischenmenschliche Kontakte in virtuellen Teams fördern – aber wie?

In einem Team zu arbeiten, bedeutet auch, zu wissen, mit wem man es zu tun hat. Wie man mit ihm umgehen kann, ob man ihm vertrauen kann, wie er „tickt“. Ein persönliches Treffen, bei dem man solche Informationen sammeln kann, ist nicht immer möglich. Was also tun?

Sachliche Informationen über Qualifikationen, Zuständigkeiten und private Eckdaten sind schon mal hilfreich. Ein wirkliches Kennenlernen ist damit allerdings nicht verbunden. Die Preisgabe privater Hobbys, anderer Interessensgebiete oder auch Angaben darüber, wie man mit der zugewiesenen Aufgabe im Team umzugehen gedenkt, liefern Anknüpfungspunkte. Anknüpfungspunkte, die private Kontakte ermöglichen, erahnen lassen, wie man mit einem Menschen „umgehen“ kann.

Konkrete Abmachungen, wer, wann, wie und warum etwas zu tun gedenkt, helfen dem Einzelnen, sich zurecht zu finden und selbst einzuordnen.

Relevante Informationen über bestimmte Vorgehensweisen, Planungsvorhaben, Kontroversen oder Entscheidungen sollten allen Teammitgliedern zugänglich sein. Aber auch Diskussionsforen, in denen man sich austauschen kann, fördern das Verständnis füreinander – eine Einschätzung, eine Auseinandersetzung, ein miteinander Auskommen oder kurz: die zwischenmenschliche Zusammenarbeit.

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