Anforderungen an ein effektives Bewerber-Management

Zur Personalarbeit gehört auch das so genannte Bewerber-Management. Was ist konkret darunter zu verstehen? Welche Vorgehensweise ist am effektivsten?

Zum Bewerber-Management gehört alles, was mit der Sichtung und Vorauswahl eingegangener Bewerbungen zu tun hat: Differenzierung nach Stellenanzeigen (sofern mehrere von ein und demselben Unternehmen geschaltet wurden), Initiativ- und Blindbewerbungen, die Beurteilung der einzelnen Bewerber auf ihre mögliche fachliche und persönliche Eignung für die Stelle, der Versand von Zwischenbescheiden und Eingangsbestätigungen per Post oder E-Mail (optional), Terminvereinbarungen für Vorstellungsgespräche, Einstellungstests oder Assessment Center, gegebenenfalls Teilnahme an und/oder Durchführung von Vorstellungsgesprächen der Versand der Absagen per Post oder E-Mail.

Wer ist für das Bewerber-Management verantwortlich?

Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Dies können sowohl Personalsachbearbeiter und -assistenten, aber auch Personalreferenten sein, wobei diese meist eher in größeren Betrieben zu finden sind, die über eine eigene Personalabteilung verfügen. Bei Personaldienstleistern aller Art – Zeitarbeitsfirmen, Personalberatungen, Personalvermittlungen, freie Arbeitsvermittler – arbeiten in der Regel eher vertriebsorientierte Personalfachleute, sodass in diesen Fällen auch in kleineren Unternehmen Spezialisten für das Personalwesen zum Einsatz kommen.

In kleineren Betrieben, die keine eigene Personalabteilung haben, fällt das Bewerber-Management der jeweiligen Bürokraft oder Sekretärin zu, meist in Abstimmung mit deren Chef. In diesen Fällen ist nicht unbedingt eine fachliche Vorbildung im Personalwesen gegeben, was jedoch nicht zwingend etwas über die Qualität des Bewerber-Managements aussagen muss. Auch Sekretärinnen, die noch nie im Personalwesen tätig waren, können vielfach bei eingegangenen Bewerbungen die Spreu vom Weizen trennen, umgekehrt gibt es auch Personalfachleute, die ihre Tätigkeit trotz einer Aus- oder Weiterbildung in diesem Bereich nicht perfekt beherrschen.

Häufige Anforderungen an Mitarbeiter, die für das Bewerber-Management verantwortlich sind

Bei mittelständischen Betrieben und Großkonzernen wird meist eine entsprechende Vorbildung (etwa zum Personalfachkaufmann oder Betriebswirt mit Studienschwerpunkt Personal) nebst entsprechender Berufspraxis im Personalwesen verlangt. Letztere ist in der Regel in allen Fällen Voraussetzung – unabhängig davon, ob jemand eine Aus- oder Weiterbildung im Personalwesen hat oder nicht.

Bei Personalreferenten und -assistenten, die für Personaldienstleister aller Art tätig sind, liegt die Betonung zudem sehr stark auf dem Vertrieb, da sie in diesem Fall nicht nur für das Bewerber-Management verantwortlich sind, sondern auch für die Akquisition von Neukunden – sowohl Bewerbern als auch Firmenkunden – und die Pflege bestehender Kundenbeziehungen zuständig sind.

In der Regel wird mindestens die Mittlere Reife/Fachoberschulreife vorausgesetzt, gerne auch Abitur oder Fachhochschulreife, vielfach in Verbindung mit einem abgeschlossenen Hochschulstudium. Bevorzugt werden Hochschulabsolventen mit geisteswissenschaftlichem oder betriebswirtschaftlichem Hintergrund.

Falsch verstandenes Bewerber-Management

Wie bereits erwähnt, gehört zum Bewerber-Management ein Prozess, der von der Erstsichtung und -beurteilung der eingegangenen Bewerbungen bis hin zur Einladung zu Vorstellungsgesprächen und zum Versand der Absagen an für das Unternehmen uninteressante Kandidaten reicht. In einigen, mittlerweile zunehmenden Fällen wird das Bewerber-Management von großen Unternehmen an externe Firmen ausgelagert, die den Personalabteilungen der Konzerne jedoch nicht den kompletten Prozess abnehmen, sondern lediglich in deren Auftrag vorgefertigte Absagen – häufig in Form eines Serienbriefs – verschicken. Das hat jedoch nichts mit gutem Bewerber-Management zu tun, sondern nur mit der Abnahme einer lästigen Pflicht – auch wenn es in den jeweiligen Stellenausschreibungen viel hochtrabender deklariert wird.

In diesen Fällen werden nicht ganz so hohe Anforderungen an die Mitarbeiter des Bewerber-Managements gestellt wie in anderen Unternehmen, die bevorzugt Personalfachleute mit entsprechender Berufserfahrung einstellen und ihr Personalwesen (oder Teile davon) nicht ausgelagert haben. Meist ist ein Hauptschulabschluss (nach Klasse 9 oder Typ 10A) ausreichend sowie wenige Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, wobei der bisherige Tätigkeitsschwerpunkt (etwa Buchhaltung, Ablage) unerheblich ist. Dementsprechend ist die Bezahlung solcher Positionen wesentlich schneller als bei anderen Stellen im Personalwesen.

Absagen von externen Dienstleistern

Die Qualität der Absagen ist leider in vielen Fällen ebenfalls entsprechend schlecht. Bewerber, die tatsächlich zu einem Vorstellungsgespräch in der Firma waren, werden mit einer ebenso unpersönlichen Absage und exakt dem gleichen Text abgespeist wie Kandidaten, die noch nicht einmal in die engere Auswahl gekommen sind. Häufig geht das zu Lasten des Images des Unternehmens, das seinen Absage-Versand ausgelagert hat, denn für einen externen Bewerber ist natürlich nicht erkennbar, dass nicht die Firma, bei der er sich beworben hat, die Absage versendet, sondern eine andere Firma, die jedoch namentlich nicht in Erscheinung tritt, zumal meist das Firmenbriefpapier des Unternehmens verwendet wird, das ursprünglich nach neuen Mitarbeitern gesucht hatte.

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