Die Inbox im Griff

Überquellende E-Mail-Postfächer sind richtige Produktivitätshemmer. Mit einigen einfachen Regeln lässt sich die Inbox wieder in den Griff kriegen.

Wer kennt das nicht? Die Eingangsbox des Mailprogramms quillt regelmäßig über; besonders, wenn man seine Mails einen oder mehrere Tage nicht abgearbeitet hat oder im Urlaub war. Dann heißt es: sichten, sortieren, bearbeiten, ablegen. Nicht selten geht dabei wertvolle Arbeitszeit unnötig verloren. Wie kriegt man seine Mailbox mit einfachen Mitteln in den Griff? Zum einen durch die Reduktion der eingehenden Mails und zum anderen durch Sortieren und Priorisieren.

Posteingang reduzieren

In den meisten Eingangsboxen befinden sich Newsletter über Newsletter. Von denen, die jobrelevant sind über die, die von privatem Interesse sind bis hin zu denen, von denen man gar nicht weiß, woher sie kommen.

Der erste und wichtigste Schritt ist also ein Check der abonnierten Newsletter. Bestellen Sie zunächst alle Newsletter ab, die Sie gar nicht öffnen. Danach prüfen Sie die verbleibenden: Sind sie für die tägliche Arbeit wichtig? Oder sind sie nur von sporadischem Interesse? Wenn Sie die zweite Frage mit Ja beantwortet haben und sich die benötigten Informationen etwa auf der Website des Anbieters abholen können, bestellen Sie den Newsletter ab.

Private Newsletter sollten auch in privaten Postfächern landen. Für die weniger wichtigen, die Sie aber hin und wieder doch lesen, empfiehlt sich eine zusätzliche Webmailadresse, die Sie nicht täglich abrufen.

Sortieren und priorisieren

Niemand muss die eingehenden Mails per Hand sortieren. Dafür bieten die gängigen Mail-Programme leistungsfähige Filter an, die individuell einstellbar sind. Basis sind natürlich entsprechende Ordner auf die die eingehenden Mails zu verteilen sind: Mails von Mitarbeiter, Kunden, projektbezogene Mails, Kommentare zu Blogs oder aus anderen Sozialen Medien. In der Regel bedeutet die Einordnung in eine bestimmte Kategorie, einen bestimmten Ordner bereits eine Vorpriorisierung: Meist haben Kundenmails oder die Ihrer Mitarbeiter eine höhere Priorität als allgemeine betriebliche Rundschreiben.

Erledigen

Die Arbeit tut sich bekanntermaßen nicht von allein. Deshalb heißt es nun: abarbeiten. Beginnend mit dem wichtigsten Ordner ist nun zu entscheiden, ob die jeweilige Mail nach dem ABC-Prinzip wichtig oder dringend oder wichtig und dringend ist. Ebenso ist zu klären, ob man die Aufgabe selbst erledigen muss oder deligieren kann. Im letzteren Fall ist natürlich nachzuhalten, ob das auch passiert (ist).

Zeitfenster für die Bearbeitung einrichten

Nicht jede Mail muss sofort bearbeitet und beantwortet werden. Im Gegenteil kann die sofortige Bearbeitung Sie aus Ihrem Arbeitsfluss herausreissen und somit Ihre Produktivität reduzieren. Eine gute Idee ist – sofern es die Gegebenheiten im Unternehmen ermöglichen – die Einrichtung von Zeitfenstern für die Mailbearbeitung. In der übrigen Zeit bleibt das Mailprogramm einfach geschlossen.

Wie Du mir, so ich dir – mit gutem Beispiel glänzen

Damit Ihre Mail-Empfänger Ihre Mails schnell erfassen und bearbeiten können, verwenden Sie aussagefähige Betreffzeilen. Wenn es nur um eine Kenntnisnahme geht, kann der Zusatz „Info“ entlasten. Wenn eine Handlung oder Entscheidung erforderlich ist, schreiben Sie das direkt in den Betreff.

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