Tipps fürs Zeitmanagement: Zeitdiebe angehen & Prioritäten setzen

Mithilfe der Leistungskurve kann man beim Zeitmanagement seine Aufgaben besser verwalten. Zudem bekämpft man durch Zeitmanagement Zeitdiebe und Störfaktoren.

Viele kennen das Problem. Man ist überlastet, muss eine Aufgabe nach der anderen lösen und weiß nicht, wie man das alles schaffen soll. Der Schreibtisch ist voll von einem Stapel unerledigter Aufgaben. Zeitmanagement kann Abhilfe schaffen – die Aufgaben können so besser verwaltet werden, Prioritäten müssen gesetzt werden und Zeitdiebe werden bekämpft.

Aufgaben verwalten – der erste Schritt des Zeitmanagement

Für Künstler steckt zwar in einem unorganisierten Chaos eine gewisse Ordnung, doch wirklich voran kommt man dadurch nicht. Es bringt also nichts, wenn man seine Aufgaben ziellos auf dem Schreibtisch ablegt und nichts plant. So verliert man nur die Orientierung über die Gesamtheit der Erledigungen. Stattdessen sollte man sich selbst managen, indem man einen Terminkalender zur Hand nimmt und sich genau überlegt, was zu welcher Zeit fertig sein soll. Das trägt man in seinen persönlichen Kalender ein und sortiert auch den Stapel nach absteigender Dringlichkeit.

Zeitmanagement durch das Setzen von Prioritäten

Oft verrichtet man seine Aufgaben wahllos und ohne das Setzen von Prioritäten. Dies kann dem Zeitmanagement einen Strich unter die Rechnung ziehen, da man dann zumeist jene Aufgaben erledigt, die einem am wenigsten Arbeit kosten. Doch das soll nicht Sinn und Zweck sein, da man damit nicht wirklich voran kommt. Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem man völlig überfordert ist, denn dann klopfen die Aufgaben an die Tür, die man unbeachtet ließ.

Daher sollte man sich einen Überblick verschaffen, indem man die Aufgaben in Gruppen sortiert. Zuerst sollte man eine große To-do-Liste anfertigen und erstmal alles aufschreiben, was zu erledigen ist. Danach sollte man sich vier Spalten zeichnen und die Aufgaben in folgende vier Gruppen untergliedern:

  • Muss

In die Muss-Spalte kommen all die Aufgaben, die höchste Priorität haben und unbedingt erledigt werden müssen. Das sind meistens Dinge, die lange Zeit beanspruchen oder unangenehm zu erledigen sind.

  • Kann

Die Kann-Spalte wird mit Aufgaben gelistet, die noch ein bisschen auf sich warten lassen können. Dinge, die man bei Gelegenheit machen kann. Es wäre also schön und gut, wenn man diese Aufgabe mal erledigt, aber wenn nicht, dann macht man es irgendwann später.

  • Lästig

In diese Spalte schreibt man die Dinge, die man zwar machen muss, aber es als lästig empfindet. Das ist meistens so etwas wie Hausarbeit. Es ist zwar wichtig das zu tun, allerdings sollte man diese Aufgaben in Zeiten setzen, in denen man sich sowieso ablenken wollte und von der Arbeit etwas entkommen möchte.

  • Delegieren/Verschieben

Die Aufgaben, die eigentlich unwichtig sind, gehören in diese Spalte. Sie bieten zwei Möglichkeiten – entweder delegieren oder verschieben. Delegieren sollte man all jene Aufgaben, die keinen Zweck oder Nutzen erfüllen. Verschieben sollte man die Aufgaben, die zwar irgendwann gemacht werden müssen, aber ähnlich wie bei der Kann-Spalte nicht sofort. Im Gegenzug dazu sind sie auch unwichtiger.

Die Leistungskurve hat eine große Bedeutung im Zeitmanagement

Wir alle haben eine sogenannte Tagesrhythmuskurve oder auch Leistungskurve. Es gibt Zeiten am Tag, in denen wir besonders leistungsfähig und konzentriert sind. Dann gibt es wiederum Zeiten, in denen mit uns nichts anzufangen ist. Um ein gutes Zeitmanagement zu starten, sollte man von seinen Hochleistungszeiten wissen. So bietet sich die Möglichkeit, diese tatkräftig auszunutzen, um mit seinen Aufgaben gut voran zu kommen. Diese Leistungskurve differiert von Mensch zu Mensch ein wenig. In der Regel lässt sich aber je ein Hochpunkt am Vormittag und am Nachmittag messen.

Störfaktoren beseitigen

Man hat sich nun einen Zeitplan aufgestellt. Motiviert und voller Elan beginnt man mit den wichtigsten Aufgaben. Plötzlich klingelt das Handy – ein Anruf von der Freundin. Nachdem man sie abwimmeln konnte, muss man sich erstmal wieder in seine Tätigkeit reinfinden. Eine halbe Stunde später klopft es an der Tür. Die Tür war offen und hat somit signalisiert, dass man erreichbar ist. Auch dieser Störfaktor bringt einem aus dem Konzept.

So kann man nicht konzentriert arbeiten. Man verliert ständig den Faden und braucht im Endeffekt mehr Zeit, als man eigentlich zur Verfügung hat. Demnach sollte man versuchen, diese Störfaktoren zu unterbinden. In erste Linie sollte man sich überlegen, wann Störfaktoren vielleicht unvermeidbar sind. Es gibt bestimmte Tageszeiten, da kann man diese nicht einfach so ausblenden. In diesen Zeiten sollte man also nur jene Aufgaben verrichten, welche keine allzu hohe Priorität besitzen.

In den Tageszeiten, in denen nicht ganz so viel Trubel ist, erledigt man folglich jene Aufgaben mit höchster Priorität. Hierbei sollte man darauf achten, dass man mögliche Störfaktoren beseitigt. Das heißt also, einfach mal das Handy abschalten oder zumindest auf lautlos setzen und weglegen. Als Signal, dass man gerade sehr beschäftigt ist, sollte man auch die Tür schließen.

Gegen Zeitdiebe antreten

Zu den Zeitdieben gehören vor allem Dinge, die der eigenen Person zuzuschreiben sind – sprich Charaktereigenschaften. So etwas wie fehlende Selbstdisziplin, nicht nein sagen können, das ständige Aufschieben von Aufgaben oder auch Unentschlossenheit gehören dazu. Wenn man sich jedoch eine Weile selbst beobachtet, kann man ganz schnell herausfiltern, welches die eigenen Zeitdiebe sind. Somit kann man sich dann zum Angriff wappnen und gegen die Zeitdiebe antreten.

Pausen sind nötig im Zeitmanagement

Manchmal hat man eine richtige Denkblockade. Man sitzt eine halbe Stunde an seinem Schreibtisch, schaut auf ein leeres Blatt Papier und es will einem absolut nichts einfallen. Anstatt sich weiter damit zu quälen und darauf zu warten, bis sich einem endlich wieder eine Idee einschleicht, sollte man lieber eine Pause machen.

In einer Pause schöpft man neue Energie. Am besten wäre es zudem, an die frische Luft zu gehen. Das belebt den Geist und man bekommt neue Inspiration. Danach fühlt man sich wieder motiviert und die Arbeit macht sich von ganz alleine.

Chaos ade

Mit ein bisschen Fleiß und Disziplin kann man durch Zeitmanagement dem unkoordinierten Arbeitsalltag auf Wiedersehen sagen. Sich To-do-Listen zu schreiben mag vielleicht im ersten Augenblick den Eindruck vermitteln, dass dadurch ebenfalls Zeit gestohlen wird. Allerdings wird man ganz schnell merken, dass eher das Gegenteil der Fall ist. Man hat alles auf einen Blick und gerät somit nicht in die Misere wichtige Aufgaben zu übersehen.

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