Videokonferenzsysteme auch für KMU interessant

Virtuelle Meetings gehören schon bald zum Alltag. In Zeiten der Globalisierung wird das Potenzial von Videokonferenzsystemen auch von kleinen und mittleren Unternehmen entdeckt.

Im Zuge der Globalisierung und Internationalisierung sehen sich auch deutsche Unternehmen immer stärker damit konfrontiert, standortübergreifende Geschäftsprozessemit Kunden und Lieferanten abwickeln zu müssen. Die sich dabei rasch ändernden Marktbedingungen insbesondere im asiatischen Raum und die damit verbundene Notwendigkeit, Entscheidungen immer schneller treffen zu müssen, stellen das Management vor große Herausforderungen. Videokonferenzsysteme können dabei helfen.

Virtuelle Meetings

Die Vorteile von Videokonferenzsystemen liegen auf der Hand. Unternehmensanwender versprechen sich durch ihren Einsatz vor allem eine deutliche Reduzierung von Reisekosten. Nicht zu unterschätzen sind aber auch die möglichen Zeiteinsparungen und die Vorteile rascher Time-to-Market-Abläufe. Letztere können sogar deutlich schwerer wiegen als die Einsparungen durch weggefallene Geschäftsreisen.

Ganz abgesehen davon reichen bei der standortübergreifenden Zusammenarbeit mit Kollegen Telefonate oder Telefonkonferenzen als Alternative zu persönlichen Meetings nicht aus. Das Telefon lässt kaum eine nonverbale Kommunikation zu. Diese ist aber von großer Bedeutung, um sich zu wesentlichen Dingen des Tagesgeschäfts austauschen zu können. Gestik und Mimik der Gesprächspartner können bereits mittels einer Videokommunikationslösung für Einsteiger, bestehend aus einer einfachen Webcam und entsprechender Software, gut vermittelt werden.

Highend-Videokonferenzlösungen, die HD-Video (High-Definition) und großdimensionierte Videomonitore mit natürlichem Raumklang kombinieren, sorgen darüber hinaus sogar für ein quasi-persönliches Begegnungserlebnis, bei dem selbst feinste Nuancen in Sprache und Bild erkennbar sind.

Verbreitung von Videokonferenzsystemen

In der Geschäftswelt hat man den Nutzen von Videokonferenzen inzwischen längst erkannt. Dies belegt eine Studie des Verbandes Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR). So praktizieren nach der „VDR-Geschäftsreiseanalyse 2007“ des Verbands 65 Prozent der deutschen Unternehmen Telefon- und Videokonferenzen zur Vermeidung von Geschäftsreisen. Dennoch wurden 2007 laut der VDR-Studie hierzulande jede Stunde durchschnittlich 17.200 Geschäftsreisen begonnen. Laut der Untersuchung belief sich die Gesamtzahl der Dienstreisen auf 157,8 Millionen. Hochgerechnet ergeben sich hierdurch Kosten von rund 47,4 Milliarden Euro.

Nicht immer können Videokonferenzsysteme Geschäftsreisen ersetzen. Es ist aber durchaus möglich, deren Zahl deutlich zu verringern.

Im Einsatz befindliche Videokonferenzsysteme

In den letzten Jahren wurden zahlreiche Videokonferenzlösungen entwickelt, von denen auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mehrfach profitieren können. Mit ihrem Einsatz ist es nicht nur möglich, Kostenersparnisse und Produktivitätssteigerungenzu erzielen, sondern auch einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

Einstiegsysteme: Instant-Messaging-Lösungen

Dank moderner Technik kann man heute bereits mit vergleichsweise geringen finanziellen Mitteln Videotelefonate in guter Qualität abhalten. So werden zum Beispiel sogar kostenlose Instant-Messaging-Lösungenwie der Windows Live Messenger oderSkypeangeboten, die einen einfachen und vor allem kostengünstigen Einstieg in die Welt der virtuellen Meetings ermöglichen.

Mit solchen Anwendungen lassen sich bereits Videotelefonate über das Internet durchführen. Die hierfür erforderlichen Webcams sind schon für unter 100 Euro erhältlich. Mithilfe von kostengünstigen Collaboration-Toolswie dem Projekt-Management-System Projectplacekönnen bereits neun Personen an einer Videokonferenz teilnehmen und Informationen über den Bildschirm austauschen.

Mittelklasse-Systeme: Komplettlösungen für Konferenzräume

Für anspruchsvollere Anwender stellen verschiedene Hersteller Komplettlösungenzur Verfügung, die aus Soft- und Hardwarekomponenten bestehen und die je nach Modell für den Einsatz in kleinen bis sehr großen Konferenzräumen konzipiert sind. So offeriert zum Beispiel Polycommit dem HDX 4000 ein Desktop-System für Videokonferenzen für bis zu vier Personen mit integriertem 20-Zoll-Flachbildschirm, HD-Kamera sowie zwei HDX-Mikrofonen und HiFi-Lautsprecher.

Highend-Lösungen: Dreidimensionale, realistische Konferenzsituation

Highend-Lösungen sollen für eine realistische Konferenzsituationsorgen, indem sie den direkten Augenkontakt mit dem Gesprächspartner ermöglichen. Mit ihrer dreidimensionalen Darstellung sollen sie ferner das Gefühl erzeugen, dass die Person wirklich am Tisch anwesend ist.

Solche Lösungen sind allerdings eher Großunternehmen oder Betriebe des gehobenen Mittelstands vorbehalten, die bereits viel Erfahrung mit dem Umgang mit Videokonferenzen haben und auf der Suche nach dem ultimativen Erlebnis bei Online-Meetings sind.

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