Was gehört in ein Meeting-Protokoll?

Wer hat am Meeting teilgenommen? Wer hat welche Position vertreten? Welche Entschlüsse wurden gefasst? Themen, bei denen der Protokollant seine Ohren spitzen muss. Woran der Protokollführer bei Konferenzen und Sitzungen denken muss.

Protokolle schreiben ist kein Hexenwerk. Dennoch sollte man als Protokollführer wissen, wo man seine Ohren gespitzt halten muss. Ein Protokoll ist quasi die schriftliche Bestandsaufnahme einer aktuellen Situation. Hat man in dem aktuellen Moment etwas Wesentliches vergessen aufzunehmen, kann das zu einem späteren Zeitpunkt oft nicht einfach nachgeholt werden.

Notieren der Teilnehmer

Die Erinnerung lässt nach, getroffene Aussagen verlieren an Pointiertheit, schweigsame Meeting-Teilnehmer geraten vielleicht in Vergessenheit und wenn der Protokollant sich dann nicht gleich die Namen notiert hat, fehlt am Ende vielleicht ein Teilnehmer auf dem Protokoll. Das mag zunächst nach einem vertretbaren Risiko klingen, kann aber schlimmstenfalls millionenschwere Folgen haben, zum Beispiel bei Angebotsbesprechungen der Vertragspartner großer Immobilienprojekte.

Das Wissen um die Anwesenheit selbst passiver Teilnehmer kann im Nachhinein von großer Bedeutung sein. Zwischen „passiv anwesend“ und „abwesend“ besteht zwar kein Unterschied im Hinblick auf die Beteiligung, aber im Hinblick auf die Verantwortung. Wer zumindest der Diskussion beigewohnt hat, kennt die gefassten Entschlüsse und festgelegten Termine und kann sich später nicht mit Unwissenheit entschuldigen.

Protokolle sind „Beweismaterial“ – Notieren von Diskussionsstandpunkten und Entschlüssen

In der Regel werden in Meetings verschiedene Ansichten erläutert, Positionen verhandelt, Entschlüsse gefasst, Termine oder Prozessschritte festgelegt. Nicht selten werden Themen besprochen, die auch abwesende Personen betreffen. Diese müssen dann im Nachgang zu der Sitzung informiert werden. Gibt es ein Protokoll, so werden häufig die relevanten Protokollauszüge, aus denen der besprochene Sachverhalt entnommen werden kann, an die abwesenden Personen übermittelt. Zum besseren Verständnis kann es hierbei wichtig sein, die entsprechenden Themen mitsamt des kontroversen Diskussionsverlaufs nachvollziehen zu können.

Die Protokollauszüge dienen aber nicht nur zur Information der abwesenden Personen. Auch die anwesenden Personen geraten im Nachhinein oft noch einmal ins Wanken, was genau besprochen wurde oder wie etwas bestimmtes gemeint war. Immerhin werden auf Management-Ebene jeden Tag viele bedeutende Entscheidungen getroffen und nicht alles kommt sofort zur Ausführung. Manchmal vergehen Monate bis zum Handlungszeitpunkt – und dann sollten die bereits getroffenen Entscheidungen durch das Protokoll in Erinnerung gerufen werden können.

Protokollnummer, Protokollpunkte und Verfasser

Gerade in einem größeren Zeitzusammenhang gesehen, ist auch die Organisation rund um das Protokoll von Bedeutung. Wenn pro Woche drei oder vier Sitzungen stattfinden, häufen sich in einem Monat leicht 12 bis 16 Protokolle an, in einem Jahr vielleicht auch 200. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, sollte der Protokollant ein festes Protokollsystem haben, zum Beispiel Protokollnummern vergeben oder die Protokolle nach Datum entsprechend der ISO 8601 bzw. EN 28601 ablegen (Jahr, Monat, Tag: 20091020) und so eine chronologische Reihenfolge gewährleisten.

Auch die unterschiedlichen Themen im Protokoll sollten beziffert und betitelt werden, um die einzelnen Beschlüsse identifizieren zu können, ähnlich wie beim Paragrafieren eines Vertrages. Indem man sich beispielsweise auf „Protokollpunkt 17“ bezieht anstatt auf „Protokollpunkt: Wandfarbe in den Mietflächen“, können Missverständnisse aufgrund von thematischen Schnittstellen eindeutig ausgeschlossen werden.

Auch der Verfasser des Protokolls sollte namentlich genannt werden, denn auf ihn wird man zurück kommen wollen, wenn es im Nachhinein Differenzen in der Auslegung gibt oder wenn Fragen zu Beschlüssen aus der Vergangenheit oder Zusammenhängen mit anderen Protokollen auftreten.

Bearbeitungsstatus und Zuständigkeit

Die für den jeweiligen Protokollpunkt zuständige Person sollte im Protokoll ebenfalls namentlich aufgeführt werden, damit nachvollzogen werden kann, wer für die Umsetzung des gefassten Beschlusses oder für die Einhaltung der festgesetzten Termine in Bezug auf das jeweilige Thema verantwortlich ist. Natürlich muss die zuständige Person, sofern sie nicht selbst Teilnehmer der Besprechung war, auch zeitnah über diese Verantwortung informiert werden. Nicht selten ist auch das Aufgabe des Protokollanten im Rahmen der Meeting-Nachbereitung.

Manchmal werden mithilfe von Protokollen auch Prozessfortschritte dokumentiert und sogar fortgeschrieben, sodass die einzelnen Protokollpunkte bzw. -themen dann auch mit einem Datum versehen werden sollten, aus dem immer der aktuelle Stand hervorgeht. Das gilt auch für den Fall, dass ein Thema mehrfach diskutiert wird und zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufgrund von veränderten Rahmenbedingungen unterschiedliche Entscheidungen getroffen bzw. getroffene Entscheidung revidiert werden.

Verteiler

Zu guter Letzt sollten im Rahmen der Meeting-Nachbereitung alle Teilnehmer ein Exemplar des angefertigten Besprechungsprotokolls in Kopie erhalten. Hierzu ist es schon während des Meetings notwendig, die Verteilerinformationen wie zum Beispiel die E-Mail-Adressen der Teilnehmer aufzunehmen.

Je nach Vertraulichkeit erhalten auch die nicht anwesenden, aber betroffenen Personen eine Kopie des Protokolls oder zumindest eine Kopie des für sie relevanten Protokollauszugs.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.