Zeitplanung und Organisation einer Präsentation

Organisation und Zeiteinteilung sind entscheidend für den Erfolg einer Präsentation. Worauf sollte man dabei achten? Mit einer kurzen Checkliste.

Wie viel Zeit brauchen Sie für Ihre Präsentation? Es gibt keine festen Regeln für die Dauer einer Präsentation. Sie sollten Zeit genug haben, um alle wichtigen Inhalte zu präsentieren, ohne dabei die Aufmerksamkeit des Publikums zu überfordern. Sie werden vielleicht danach gefragt, wie lange Sie für die Präsentation brauchen oder Sie werden eine bestimmte Zeit zugeteilt bekommen. In beiden Fällen sollten Sie die Dauer der Präsentation so realistisch wie möglich einschätzen.

Die klassische Zeiteinteilung

Nach einem altbewährten Schema wurde folgende Zeiteinteilung definiert. Auf Grund der Anzahl Ihrer Themen können Sie die ideale Dauer Ihrer Präsentation ungefähr berechnen: 5 Minuten für die Eröffnung + 2 Minuten für jedes Hauptthema + 2 Minuten für jedes untergeordnete Thema + 2 Minuten für jedes Beispiel + 2 Minuten für die Zusammenfassung + 5 Minuten für den Schluss. Sie sollten dieses Schema nicht als „Korsett“ empfinden, sondern als Hilfsmittel.

Es kann Ihnen eine Anregung geben, Ihre Inhalte in dem Hauptteil so zu portionieren, dass Sie tatsächlich für jede Portion nur zwei Minuten brauchen. Wenn Sie das Wesentliche Ihrer Präsentation auf den Punkt bringen, verschwenden Sie nicht die Zeit Ihrer Zuhörer. Bei den Proben vor der Präsentation können Sie die Zeit, die Sie brauchen, realistisch einschätzen. Kalkulieren Sie auch zusätzlich genug Pufferzeit ein, denn die eventuellen Fragen Ihres Publikums nehmen zwischendurch Zeit in Anspruch, auch wenn Sie diese zunächst notieren und erst am Ende der Präsentation beantworten.

Die Organisation der Präsentation

Auch die organisatorischen Rahmenbedingungen spielen eine große Rolle für den Erfolg einer Präsentation. Es ist vielleicht gar nicht Ihre Aufgabe, die Präsentation zu organisieren, aber Sie sollten trotzdem auf wichtige Rahmenbedingungen wie das Einladungsschreiben, die Raumplanung und den Medieneinsatz Einfluss nehmen.

Die Einladung

Eine freundlich geschriebene Einladung sorgt für einen positiven Start! Die Einladung zu Ihrer Präsentation soll folgendes beinhalten:

  • Termin (Datum)
  • Beginn und Ende (Uhrzeit), eventuell Programm
  • Ort (Wegbeschreibung) und Raum
  • Titel der Präsentation
  • Referent
  • Kurzbeschreibung (Thema und Zielsetzung)
  • Aufforderung zur Bestätigung (mit Termin)
  • gegebenenfalls Unterlagen mit zusätzlichen Informationen zur Vorbereitung und eine Teilnehmerliste

Die Raumplanung

Bei der Wahl des Raumes für die Präsentation ist folgendes besonders wichtig:

  • Größe des Raumes
  • Aussehen (Farben und Atmosphäre)
  • Ruhe (keine Störungen)
  • Anordnung der Sitzplätze (testen, ob man die Leinwand von allen Sitzplätzen aus gut sehen kann)
  • Akustik
  • Lichtverhältnisse (Raumbeleuchtung und Verdunkelungsmöglichkeiten)
  • Technische Ausstattung (was ist vorhanden, was muss man mitbringen?)
  • Preis

Der Medieneinsatz

Ein Notebook mit Beamer ist heutzutage eine Standardausrüstung und ersetzt immer mehr Overheadprojektor und Flipchart. Auch diese zwei klassischen Medien sind mittlerweile „moderner“ geworden:

Die Flipchart kann mit einem PC verbunden werden und die daraufgeschriebenen Informationen werden als Bilddatei gespeichert und der Overheadprojektor wird mittels eines LCD-Panels mit dem Computer verbunden und kann Daten aus dem PC projizieren. Außerdem können Sie alle Ihre Flipchart-Blätter oder Moderationspinnwände mittels einer Digitalkamera fotografieren und die Daten sofort am PC bearbeiten.

Eine kurze Präsentationscheckliste

Organisatorisch gesehen ist es wichtig, dass die Medien, die Sie gewählt haben, auch im Raum vorhanden sind und dass sie einwandfrei funktionieren. Sie sollten immer kurz vor der Präsentation die technischen Hilfsmittel (alle Geräte, Kabelanschlüsse und Steckdosen) überprüfen, denn die Technik kann Sie manchmal plötzlich im Stich lassen.

Auch wenn Sie Ihr Notebook mitnehmen, sollten Sie trotzdem eine Ersatzkopie Ihrer Präsentation auf USB-Stick oder CD-ROM parat haben, denn falls Ihr Gerät plötzlich streikt, können Sie immer noch einen anderen Computer verwenden.

Folgende kurze Checklistehilft Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Präsentationen und Seminare:

  • Präsentationstext, Kopie der Präsentation auf Datenträger
  • Notizen, Informationen, Bücher
  • Handouts, Mappen, Prospekte, Visitenkarten, Sonstige Materialien
  • Notebook, Internetanschluss, Drucker
  • Beamer, Overheadprojektor, Overheadfolien, Leinwand
  • Verbindungskabel(n), Steckdosenleiste
  • Flip-Chart, Flip-Chart Papier, Flip-Chart Stiften
  • Pinnwände, Packpapier, Moderationskarten in verschiedenen Farben, Nadeln Klebeband, Klebestifte, Schere
  • Fotoapparat, Videorecorder, Videokamera, Fernsehgerät
  • Stereoanlage, Mikrofon, Lautsprecher , Verbindungskabel(n)

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