Prioritätenmanagement als Erfolgsindikator

Aktivitäten, Zeit und Kraft zu planen, entscheidet den Karriereweg! Erfolgsfaktoren für den persönlichen Karriereweg und dessen Planung – Beispiele sollen das richtige Verhalten verdeutlichen.

Was ist Planung und warum braucht man sie?

Planung ist die Sammlung und Ordnung aller Aktivitäten zur Erreichung eines Zieles. Beruflich betrachtet ist eine erfolgreiche Planung der professionelle Gegensatz zu amateurhafter Improvisation. Natürlich ergeben sich auch bei improvisierten Handlungen Erfolge, aber diese sind dann zufällig und nicht multiplizierbar. Die notwendige Sammlung aller relevanten Daten (Research) vor der geplanten Aktion, diese Daten dann zu ordnen und und daraus einen Aktionsplan zu entwickeln, ist die Grundlage, um eine erfolgreiche Karriere zu gestalten. Dabei geht es einerseits um Prioritäten, bei denen man wichtige von weniger wichtigen Aufgaben differenziert.

Da es unendliche viele Möglichkeiten gibt, eine Aufgabe anzugehen, stehen natürlich genau so viele Risiken dagegen, die den Erfolg vernichten.

Welche Vorgehensweise hat sich in der Praxis bewiesen?

Zunächst geht es um die Erreichung von Zielen durch die Erledigung von Aufgaben. Wie sollten nun die Ziele und die Aufgaben formuliert sein? Zu empfehlen ist die Beachtung der 6 Ws. Diese sind:

Was, Wann, Wer, Wo, Wie und Warum!

Ist man in der Lage, zu jedem Ziel und auch zu jedem Teilziel sowie bei allen Aufgaben diese Fragen zu stellen und zu beantworten, dann ist die Fehlerwahrscheinlichkeit sehr gering.

Trotzdem können sich Fehler bei der Umsetzung einschleichen. Dies verhindert man durch eine Kombination von 3 Schritten: Planung (Zielformulierung) – Aktion (Erreichung des Zieles) – Kontrolle (Überprüfung der Zielerreichung). Auch hier gilt: Sobald man sich entschieden hat, diese Vorgehensweise als richtig zu erachten, ist es sehr einfach, diese 3 Schritte zu gehen, und das immer wieder.

Welche Prioritäten sind sinnvoll?

Hier gibt es nur zwei wesentliche Kernbegriffe: A – Wichtig und B – Dringend!

Daraus ergibt sich dann automatisch die Methode, wie Prioritäten in eine Aktions- und/oder Zielplanung integriert werden können.

– eine Aktion ist wichtig und dringend: Vergabe der A-Priorität.

– eine Aktion ist wichtig oder dringend: Vergabe der B-Priorität.

– eine Aktion ist nicht wichtig und nicht dringend: Vergabe der C-Priorität.

Durch Zeit- und Projektabläufe können sich natürlich die Prioritäten verschieben. Deshalb ist zu raten, in regelmäßigen, z. B. wöchentlichen Abständen die Prioritäten zu überprüfen.

Wie viel Zeit wird verwendet und wie wird sie verteilt?

In der Praxis gilt immer „Das Gesetz des Faktischen“! Jeder Tag hat 24 Stunden. Die Frage ist nun, wie viel von dieser Zeit man für seine Karriere verwenden will. Sinnvoll ist es sicherlich, dass man für sich mindestens zwei Stunden pro Tag plant, um seelisch und körperlich zu regenerieren.

Verwendet man durchschnittlich acht Stunden für die berufliche Karriere, so ist es ratsam, den Arbeitstag in sinnvolle Zeitblöcke (z. B. Telefonate, Schriftverkehr, Internetarbeit, Verkaufstermine, Meetings, Produktionskontrolle, Service- und Supportzeit) aufzuteilen. Dabei sollten die Blöcke mindestens 30 Minuten und maximal zwei Stunden haben. Dies gilt für alle normalen und sich wiederholenden Arbeiten. Pro Tag empfiehlt es sich, maximal sechs Stunden auf diese Art zu planen, der Rest sind sogenannte „Pufferzeiten“, die man benötigt, um disponieren zu können. Dies ist nicht zu unterschätzen, da wir alle in wechselseitigen Abhängigkeiten mit unserem Umfeld stehen. Dadurch müssen Störfelder oder plötzlich auftretende Aufgaben und Herausforderungen, die wichtig und dringend sind, in den geplanten Ablauf eines Arbeitstages integriert werden.

Welche Resultate erzielt die Befolgung dieser Regeln?

Prinzipiell hängt dies natürlich von jedem Einzelnen ab. Die Erfahrung im Consulting von mittelständischen Unternehmen und die Betreuung von Projekten bei Führungskräften und Managern bei Großunternehmen zeigt jedoch, dass die persönliche Produktivität bei konsequenter Anwendung und vor allem auch der entsprechenden Beibehaltung um mindestens 30 Prozent – bezogen auf die bisherige Leistungsfähigkeit – gesteigert werden kann. Dreißig Prozent mehr Produktivität bedeutet, dass der Anwender dieser Prinzipien, entsprechend des Leistungsbegriffes der Arbeit, seine Karriere individuell und auffallend beschleunigt.

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