Schriftliche Bewerbung für Büroberufe

Bessere Jobchancen durch individuelle Bewerbungsschreiben. Wer sich für das Management oder den Bürobereich bewirbt, muss perfekte Bewerbungsunterlagen gestalten. Der erste Eindruck gilt hier zugleich als Arbeitsprobe.

Egal, ob eine Stelle im Sekretariat, in der Buchhaltung, im Marketing oder in der Geschäftsführung anvisiert wird: Wer sich für einen Bürojob bewirbt, sollte sich beim Schreiben und Gestalten der Bewerbungsunterlagen besonders Mühe geben.

Keine Frage – auch in technischen, gewerblichen oder sozialen Berufen wird eine ordentliche Bewerbung erwartet. Doch wenn Korrespondenz, Computer und Papierkram zur täglichen Routine der vakanten Stelle gehören, werden Anschreiben und Lebenslauf besonders streng unter die Lupe genommen. BewerberInnen müssen sich bewusst sein, dass sie mit ihren Bewerbungsunterlagen zugleich eine Arbeitsprobe abgeben.

Die schriftliche Bewerbung öffnet Türen

Selbstverständlich wird auch die Kommunikation im Bewerbungsverlauf, das Verhalten am Telefon und das persönliche Auftreten als beispielhaft für die berufliche Kompetenz gewertet. Doch um überhaupt die Einladung zu einem Gespräch zu erhalten, gilt es, die erste Hürde zu passieren. Wer in die engere Wahl kommen will, muss die wichtigsten Anforderungskriterien der Firma erfüllen. Und die Unterlagen dürfen keinen Anlass dazu geben, auf dem „Leider nein“-Stapel zu landen.

Personalisten nehmen oft hundert und mehr Bewerbungen für eine Stelle entgegen. Die Zeit erlaubt es ihnen nicht, sich eingehend mit den unterschiedlichen Persönlichkeiten zu beschäftigen. Sie müssen flott die Spreu vom Weizen trennen und prüfen, inwiefern sich die Profile der BewerberInnen mit dem Anforderungsprofil decken. Jene, die sich auf den ersten Blick disqualifizieren, erleichtern den Personalisten die Arbeit. Aus Sicht der Bewerber sollten die Unterlagen daher möglichst frei von KO-Faktoren sein.

Beispiele für Makel und Mängel in der Bewerbungsmappe

  • unvollständig
  • Text oder Anhang zu umfangreich
  • ein schlechtes oder gar kein Foto
  • Firmenanschrift oder Anrede nicht korrekt
  • Rechtschreib- oder Tippfehler
  • schlampig oder uneinheitlich formatiert
  • Ungereimtheiten im Lebenslauf

Form, Umfang, Stil, Inhalt und Sprache müssen ansprechend, zeitgemäß und der Position angemessen sein. Insbesondere wenn im angestrebten Job professionelle Kommunikation, Computer-Anwendung, Erstellen von Unterlagen, Verfassen von Texten, Sorgfalt und Genauigkeit zu den Stellenanforderungen gehören, können formale Fehler in den Bewerbungsunterlagen das vorzeitige Aus bedeuten.

Stelleninserat und Internet-Recherche

Ziel der Bewerbungsaktivitäten ist es, die persönliche und fachliche Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu beweisen. Nebenbei gilt es, sich von den meist zahlreichen Mitbewerbern positiv abzuheben. Dazu ist es wichtig, sich im Vorfeld eingehend mit den eigenen Stärken und Schwächen auseinanderzusetzen.

Ist ein passendes Stelleninserat gefunden, sollte es mehrmals und sehr genau durchgelesen werden. Zwischen den Zeilen verbergen sich manchmal wertvolle Hinweise. Die Internetrecherche zur betreffenden Firma hilft, sich ein genaueres Bild zu machen. Spätestens beim Vorstellungsgespräch wird von qualifizierten BewerberInnen heute geradezu erwartet, dass sie sich online über das Unternehmen informiert haben.

Bewerbungsschreiben individuell formulieren

Auf die geforderten Eigenschaften sollte man im Anschreiben eingehen, freilich ohne diese wörtlich zu wiederholen. Wenn sich das Unternehmen eine engagierte, ehrgeizige und genaue Person wünscht, könnten sich BewerberInnen als einsatzfreudig und motiviert beschreiben und ihre präzise Arbeitsweise betonen. Idealerweise werden solche Behauptungen mit bisherigen Tätigkeiten oder Referenzen untermauert. Denn Papier ist bekanntlich geduldig.

Oft haben Bewerber ihr Motivationsschreiben schon parat und ändern lediglich Firmenadresse, Anrede und Datum. Das spart Zeit, führt aber selten zum Erfolg. Wer an einer Stelle wirklich interessiert ist, sollte Zeit und Mühe in ein passgenaues, individuelles Anschreiben investieren. Vorlagen und Textbausteine können eine Unterstützung sein, aber kein Ersatz für den persönlichen Text.

Prioritäten setzen und vorteilhaft präsentieren

Das bewährte Grundgerüst soll natürlich übernommen werden. Aber die Gewichtung der Inhalte und die Formulierungen müssen maßgeschneidert sein für den Traumjob. Das gilt übrigens auch für den Lebenslauf und die Auswahl der beigelegten Zeugnisse. Weniger ist auch hier oft mehr: Schon bei der Bewerbung wird sichtbar, ob es jemand versteht, das Wesentliche von irrelevanten Details zu unterscheiden und gut gegliedert zu präsentieren.

Bei Jobs mit kreativem Tätigkeitsprofil liegt das besondere Augenmerk auf der optischen Gestaltung der Bewerbungsmappe. Bewerber für das Sekretariat oder Rechnungswesen überzeugen durch klassische, normgerechte und fehlerfreie Schriftstücke. In jedem Fall sollte man die Unterlagen als inoffizielle Arbeitsprobe betrachten, denn die potenziellen ArbeitgeberInnen tun es auch.

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